Портативный сканер и Wi-Fi: что купить и как эффективно использовать.
Если вы работаете вне офиса (доставка, ремонт, работа в магазине, визиты к клиентам), портативный или Wi-Fi сканер может стать вашим «средством для регулярного обновления»: вы мгновенно сканируете и архивируете без задержек.
1) Ноутбук или Wi-Fi: что удобнее?
-
Тетрадь: сосредоточьтесь на передвижении и пишите по несколько страниц за занятие.
-
Wi-Fi/сеть: ориентируйтесь на функцию «сканирование и отправка» в общие папки, NAS или облако (без постоянного использования кабеля).
Важными моментами являются: рабочий процесс (куда в итоге попадает файл) и совместимость с вашей системой .
2) Совместимость и TWAIN: ключ к тому, чтобы не быть привязанным к «программному обеспечению производителя».
TWAIN — это стандарт для подключения приложений и устройств захвата изображений, поддерживаемый рабочей группой TWAIN.
Если вы используете программное обеспечение для управления документами, бухгалтерское программное обеспечение или хотите сканировать документы непосредственно в определенное приложение, TWAIN значительно упростит этот процесс.
3) Оптическое распознавание символов (OCR) на мобильных устройствах: по-прежнему ли это целесообразно?
Даже при использовании ноутбука/Wi-Fi в идеале следует поддерживать следующий стандарт:
-
Разрешение 300 dpi для текста/OCR в большинстве документов
-
OCR для PDF-файлов с возможностью поиска
-
Единая номенклатура для поиска всего
4) Безопасность и GDPR: следует проявлять особую осторожность при использовании «подключенных» сканеров.
GDPR требует принятия соответствующих технических и организационных мер для обеспечения безопасности обработки данных (ст. 32).
Европейская комиссия подчеркивает, что защита данных действует независимо от используемых технологий.
А в Португалии CNPD публикует рекомендации по мерам безопасности.
Контрольный список мер безопасности (простой и реалистичный):
-
Избегайте оставлять ненужные сканирования "в кэше" на вашем телефоне.
-
Доступ осуществляется по паролю/биометрическим данным.
-
Отправка в папки с соответствующими правами доступа.
-
Резервное копирование и, при необходимости, шифрование.
5) Когда формат PDF/A имеет смысл в рабочих процессах, использующих облачные технологии?
Если вы создаете долговременный архив (документы компании, контракты, важные документы), то формат PDF/A может стать оптимальным вариантом архивирования.
Часто задаваемые вопросы
Всегда ли Wi-Fi-сканер лучше, чем USB-сканер?
Нет. Wi-Fi лучше подходит для обмена потоковым видео и облачного хранилища; USB — это простой и стабильный способ подключения стационарных устройств.
Обязательно ли использовать TWAIN?
Нет, но настоятельно рекомендуется, если вы хотите интегрироваться с другими приложениями/программным обеспечением и избежать привязки к одной программе.